Comment la facturation digitale peut vous aider à gagner du temps

Professionnel ou personnel, la dématérialisation occupe une place importante dans notre quotidien. Actuellement de nombreuses entreprises dématérialisent plusieurs documents, tels que les factures. Mais qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Comment la facturation digitale peut vous aider à gagner du temps ? Quels sont ses avantages en entreprise ? Pour répondre à toutes ces questions, suivez cet article !

Facturation électronique

Une soixantaine de pays dans le monde sont concernés par la facturation électronique. Cette dernière est déjà une obligation mise en œuvre par certains pays, programmée à une durée limitée ou illimitée par tous les acteurs privés et mise en place par les acteurs du secteur public. Le gouvernement désire que la facturation électronique devienne obligatoire même si ce mode de facturation ne l’est pas. Vous pouvez par ailleurs contacter Getyooz.com pour l’ lDématerialisation des factures !

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Par conséquent, plusieurs pays sont impactés par le sujet, selon des modalités variées et à des degrés divers. La France compte parmi les pays qui passent à cette tendance globale.

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Gain de temps pour les entreprises françaises qui ont déjà entamé la dématérialisation de leurs factures

De nombreuses entreprises françaises ont accéléré leur transformation digitale en raison des difficultés rencontrées lors des périodes de confinement attachées à la pandémie de COVID 19 :

• Travail en distanciel imposé aux collaborateurs,
• Déplacements limités,
• Impact global de ces différentes mesures gouvernementales sur les services postaux, etc.

Ces entreprises constatent alors qu’ils peuvent gagner du temps en dématérialisant leurs factures. D’ailleurs, une étude a démontré que si une personne se charge de 6000 factures non-dématérialisées par an, elle peut traiter 15 fois plus de factures électroniques sur la même durée (soit 90000 factures).

Si vous recevez vous-même la facture et que vous re-saisissez les informations facturées dans son propre système de gestion, sachez que cela est une action à faible valeur ajoutée et chronophage et une source d’omission ou d’erreur. Mais en passant à la facturation électronique, vous pouvez épargner cette tâche. Sans faire de ressaisie, elle transporte en fait toutes les données indispensables à votre ERP au format XML. Avec toute la patience et l’abnégation, les personnes qui se chargent de cette tâche récurrente et répétitive peuvent donc utiliser leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Ce gain de temps peut être employé pour :

• Fidéliser les partenaires clefs pour vous,
• Rédiger un contenu de qualité,
• Recruter des personnes compétentes dont vous avez besoin. Vous remettez l’humain au cœur de votre business en consacrant ce temps.
• Centrer votre attention sur la relation client et sur la gestion d’autres données qui vont croissantes au sein des entreprises.

Gain de temps prévu au moment de la déclaration de la TVA

La dématérialisation programmée des factures est un véritable atout pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas. Lors de la déclaration de la TVA, celles-ci peuvent en effet gagner du temps. La plateforme de dématérialisation partenaire sélectionnée par les entreprises ou le portail public de facturation en France (Chorus Pro) peut en fait assurer le transfert de quelques informations à l’administration. Ainsi, les données associées aux factures électroniques seront exploitées. La déclaration de TVA des entreprises qui sont y assujetties peut alors être prérempli.

Réduction des risques d’erreurs de saisie et de perte de factures

La facturation électronique, qui permet de réduire les risques d’erreurs de saisie et de perte de factures, est aussi un atout considérable. Effectivement, la dématérialisation des factures assure une gestion optimale des documents. Finies les perturbations dans la transmission des factures et l’utilisation du papier. Tout se passe sur le web! Les entreprises peuvent ainsi suivre en temps réel le traitement des factures grâce à une traçabilité renforcée. La plateforme ou le portail public choisi par l’entreprise peut enregistrer toutes les étapes nécessaires: émission, validation, réception et archivage. Si une erreur est détectée sur une facture ou qu’une pièce manque pour justifier un paiement effectué, il sera plus facile pour l’entreprise concernée de retrouver ces informations.

Grâce à cette méthode sécurisée, les entreprises ont donc la garantie que tous leurs documents sont bien conservés et accessibles à tout moment dans le respect total des réglementations européennes et françaises (par exemple avec la norme eIDAS). Pour aller encore plus loin dans ce processus numérique total • clé en main -, certains portails proposent même un service d’archivage automatique qui permet aux entreprises clientes de stocker leurs données pendant 10 ans afin d’éviter toute perte accidentelle.

La dématérialisation fiscale rime avec efficacité administrative et conduit à davantage de souplesse lorsqu’il s’agit du suivi comptable quotidien mais aussi au moment où intervient votre expert-comptable. Les avantages financiers ne sont pas non plus négligeables, en particulier pour les TPE et PME.

Impact sur l’environnement : diminution de l’utilisation de papier et d’encre d’impression

La facturation électronique est aussi une solution écologique et respectueuse de l’environnement. Effectivement, elle permet de diminuer considérablement l’utilisation de papier et d’encre d’impression. Les entreprises qui optent pour la facturation numérique réduisent leur impact sur l’environnement en évitant le gaspillage des ressources naturelles.

Selon les statistiques, une entreprise moyenne génère chaque année des milliers de documents imprimés tels que les devis, les bons de commande, et bien sûr, les factures. Le coût environnemental associé à ces opérations est donc significatif : utilisation massive du papier et consommation importante d’énergie due aux processus d’impression, sans oublier la quantité énorme d’eau nécessaire dans la production du papier.

La transition vers la facture dématérialisée contribue ainsi à préserver notre planète en limitant cette consommation excessive de ressources naturelles. Cela permettra aussi aux entreprises concernées par cette démarche responsable de renforcer leur image auprès du grand public qui s’attend aujourd’hui plus que jamais à ce que les entreprises adoptent des pratiques durables.

L’introduction progressive dans le monde professionnel européen a permis depuis quelques années déjà une vraie prise de conscience chez certains acteurs économiques souhaitant se soucier durablement des intérêts environnementaux, tout en optimisant leurs finances grâce à un gain de temps non négligeable. La digitalisation ne doit pas être perçue comme un choix binaire, mais comme un véritable atout pour remplir plusieurs objectifs simultanément : mesurer la performance opérationnelle grâce à une gestion centralisée, sécuriser les données et enfin s’inscrire dans une logique d’économie circulaire.