Payer les employés est une chose, mais fournir des fiches de paie avec les informations correctes est un problème distinct que les entreprises doivent résoudre. Le Règlement sur le travail équitable exige que ces documents contiennent des informations très précises.
Le bulletin de paie est un document obligatoire que l’employeur envoie au salarié mensuellement ou selon la périodicité du bulletin de paie. Il représente la synthèse des différentes informations liées au travail et à la rémunération du salarié. Ce document doit être délivré au salarié sous peine de poursuites judiciaires.
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Mais que contient précisément un bulletin de paie ? Continuez à lire pour en savoir plus.
Plan de l'article
Les mentions obligatoires
La loi sur le travail est très claire, un bulletin de paie doit contenir obligatoirement des informations précises et détaillées. Des mentions obligatoires telles que :
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- Les informations sur l’employeur
- L’identité du salarié, les informations liées au salaire
- Les cotisations sociales
- Versements et retenues à la source
- Le salaire net
- Autres mentions obligatoires.
Les informations sur l’employeur
Les informations obligatoires devant figurer sur le bulletin de paie incluent la mention de l’identité de l’employeur, notamment :
- Nom et adresse
- Numéro SIREN, Code APE/NAF
- La convention collective applicable au salarié
- Les coordonnées bancaires du salarié
L’identité de l’employé
La fiche de paie doit contenir les informations concernant l’identité de l’employé telles que :
- Nom
- Emploi
- Le statut d’emploi de chaque employé (temps plein, temps partiel ou occasionnel)
- Niveau ou coefficient hiérarchique
Les informations liées au salaire
Il faut mentionner impérativement la rémunération brute du salarié. En mettant les informations ci-après :
- Le taux horaire de l’employé
- La période de paie couverte par le paiement
- Le taux de salaire de l’employé
- Rémunération brute
- Le montant net du paiement (après déductions et ajouts)
- Nature et montant des accessoires du salaire soumis aux cotisations sociales
- Heures supplémentaires avec taux applicable
- Prime d’ancienneté si applicable, avantages en nature, dates de congés et montant de l’indemnité de congés payés
- Date de règlement
- Le montant de toutes les charges, heures supplémentaires, indemnités ou paiements de primes ou commissions.
Mentionner bien sur toute informations relatives aux cotisations comme :
- Détails de toutes les cotisations de retraite impliquées dans la période de paie
- Santé : assurance maladie
- Accident du travail et maladies professionnelles
- Retraite : sécurité sociale plafonnée, sécurité sociale déplafonnée, complémentaire
- Assurance chômage
- Autres contributions dues par l’employeur
- Exonérations et allègements
Les versements et prélèvements à la sources
Il faut également inclure cette mention avec des informations détaillées de manière suivante :
- Types et montants de toutes les retenues sur le salaire brut de l’employé (impôts, pénalités, etc.)
- Taux d’imposition de base, ajusté ou non
Autres mentions obligatoires
Il urge aussi de mentionner les informations suivantes :
- Date d’ancienneté sur le bulletin de salaire
- Matricule RH
- Toute autre récompense pertinente qui s’applique à l’employé
- Mentions finales d’informations : “Conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée”, et “pour plus d’informations, consultez le site Internet www.servicepublic.fr rubrique cotisations sociales”.
Il y’a-t-il des mentions interdites ?
Oui il y’a des mentions qui ne peuvent pas apparaître sur le bulletin de paie. C’est donc formellement interdit de mentionner sur la fiche de paie des mentions telles que :
Le droit de grève ou les fonctions de membre du Conseil Social et Economique (CSE).
Pourquoi un bulletin de paie est-il important ?
Les fiches de paie garantissent que les employés reçoivent le salaire et les droits corrects par période de paie. Le dossier de paie de chaque employé confirme également les retenues légales de chaque période de paie.
Un bulletin de paie aide également les employés à demander un prêt immobilier ou un autre type de prêt. Les documents servent de preuve d’emploi et de vérification des revenus pour les demandes de prêt ou les demandes de location de logement.
Que vous soyez employé ou employeur, une bonne maitrise de ces informations est une nécessité et cet article a certainement répondu à plusieurs de vos questions sur ce sujet.
Les sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires
Le non-respect des mentions obligatoires sur un bulletin de paie peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Le Code du travail prévoit une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros par salarié concerné en cas d’absence ou d’inexactitude d’une mention obligatoire.
Le défaut de fourniture de fichiers informatiques lisibles et exploitables lors d’un contrôle est aussi passible d’une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et jusqu’à 15 000 € pour une personne morale.
Les employeurs qui ne respectent pas les exigences légales relatives à la fiche de paie peuvent aussi s’exposer à des litiges avec leurs employés. Les employés peuvent contester leur salaire ou porter plainte contre leur employeur si les informations manquantes ou incorrectement fournies ont entraîné un préjudice financier ou moral.
Pensez à bien vérifier les bulletins de paie émis afin d’éviter tout problème futur. Des logiciels spécialement conçus sont disponibles pour aider les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur.
Les évolutions récentes de la législation en matière de bulletin de paie
La législation en matière de bulletin de paie a connu plusieurs évolutions ces dernières années. En 2016, la loi Travail dite ‘El Khomri’ a introduit des modifications importantes dans ce domaine.
Les employeurs sont désormais tenus de fournir un bulletin unique dématérialisé ou papier à chaque salarié. Cette disposition s’applique à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Le format du bulletin de paie doit aussi être simplifié afin d’en améliorer la compréhension par les salariés. Certaines informations peuvent être regroupées sur une seule ligne si elles se rapportent au même montant et ont le même taux ou mode de calcul.
Depuis le 1er janvier 2018, certains éléments supplémentaires doivent figurer obligatoirement sur les fichiers informatiques transmis aux organismes sociaux (URSSAF), notamment l’adresse exacte du domicile du salarié, son code personnel sécurité sociale ainsi que le code convention collective applicable dans l’entreprise.
Cet ensemble de mesures vise avant tout à garantir une meilleure protection pour les travailleurs tout en facilitant la vie des entreprises en réduisant leurs charges administratives. Les employeurs doivent donc veiller à respecter scrupuleusement leurs obligations légales afin d’éviter toute sanction ou litige avec leurs collaborateurs.