Faut-il dématérialiser ses factures ?

France : longue dernière classe sur la facture dématérialisée !

En 2015, la France était la mauvaise étudiante en Europe : sur les 2,5 milliards de factures générées par ses entreprises, seuls 5% sont présentés en format électronique. Au sommet du paquet se trouvent des pays comme la Norvège, la Suède et le Danemark, qui, la même année, avaient des taux de facturation électronique d’environ 40 %. Il faut dire que ces champions scandinaves sont allés plus loin : certains ont imposé le mode électronique en 2005 comme obligation légale de facturer leurs administrations. En 2016, la Suisse a initié ce changement et rend obligatoire la facturation électronique B2G (Business to Government). Et quel succès ! Près de 60% des factures suisses sont dématérialisées en 2018 ! L’Etat français, à son tour, s’est engagé à ce changement en rendant la facturation électronique obligatoire pour ses fournisseurs. Ce changement est organisé en 3 ans et vous basé sur un portail unique pour la transmission des factures : Chorus Pro. Par conséquent, depuis le 1er janvier 2020, 100% des factures BtoG sont dématérialisées.La facturation électronique est une ressource pour votre entreprise Mais les entreprises sont réticentes, elles repoussent, retardent, ralentissent ce changement et se cachent enfin derrière leur montagne de factures papier. Et si on arrête le timing ?  ! Et pas seulement dans ses relations avec l’Etat ! Print Value examine en détail les différentes façons de respecter cette obligation et les avantages du choix de la facture dématérialisée ! Préparez-vous à être convaincu… !

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Une facture électronique : il peut y avoir beaucoup de choses !

De toute évidence, il n’y a pas de projet de loi dématérialisé, mais des projets de loi dématérialisés. De l’option la plus simple à la plus complexe, suivez le guide…

1. Analyse des factures

C’ est le baccalauréat en dématérialisation administrative : il s’agit de changer une facture papier, de l’envoyer, puis de la numériser ou de recevoir une facture papier, puis de la numériser. La version numérique du projet de loi devient accessible à tous et facile à trouver : le gain organisationnel est évident. Attention : la valeur juridique du document réside dans sa version papier qui ne doit pas être détruite en aucun cas ! La version numérique de la facture peut simplifier votre organisation interne, mais elle n’aura aucune valeur en cas de vérification fiscale.

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2. Dématérialisation simple des factures

Dans ce cas, il s’agit d’un document créé directement sous forme de fichier électronique et envoyé par e-mail. De nombreuses entreprises ont recours à ce mode de modification parce que au-delà pour faciliter les recherches, les délais d’envoi sont réduits. Avertissement : Ces simples projets de loi dématérialisés ne sont pas conformes aux exigences réglementaires et à la législation. Par conséquent, ils n’ont pas la même valeur juridique que le projet de loi papier. Il est donc nécessaire, parallèlement à l’envoi de la facture dématérialisée, d’envoyer puis de stocker la facture en format papier car en cas de chèque c’est cette copie qui devra être produite.

3. Dématérialisation fiscale des factures

En évitant complètement le format papier, la dématérialisation fiscale est la solution la plus efficace pour dématérialiser les factures.L’ objectif de cette option de dématérialisation est de produire et d’envoyer des factures électroniques de valeur juridique. Il ne vaut donc pas la peine d’envoyer un projet de loi papier en parallèle, le projet de loi papier suffit. Cette option de dématérialisation est la plus efficace, il est donc plus complexe à mettre en œuvre et nécessite une grande rigueur, car ces documents doivent parfaitement répondre aux normes en vigueur. La principale contrainte est que cette option de dématérialisation suppose que les fournisseurs et les clients sont équipés des outils informatiques pour traiter les factures dématérialisées. Ce n’est qu’avec cette condition que vous pouvez certifier l’authenticité et l’intégrité de vos factures. Mais le jeu vaut la bougie parce que l’entreprise progresse rapidement vers la dématérialisation !

3 conditions pour la facture électronique

Incapable de traiter le sujet de la dématérialisation fiscale des factures sans énumérer les 3 conditions essentielles :

  • Les avis obligatoires doivent être respectés

Ils sont identiques à une facture papier (identité client, numéro de facture, date, TVA etc.).

  • L’ authenticité et l’intégrité du contenu et sa lisibilité doivent être garanties

Pour remplir cette obligation, la facture peut être « structurée » ou « non structurée ». Une facture est appelée « structurée » si elle est émise et transmise via un canal d’échange électronique de données (EDI) qui garantit qu’elle respecte les normes. Une facture est appelée « non structurée » si elle est modifiée, puis transmise dans un format non modifiable (tel que PDF) avec authentification par signature électronique.

Depuis 2013, la piste d’audit fiable est la troisième façon de certifier l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture dématérialisée. Il s’agit d’un ensemble de règles et de méthodologies internes que l’entreprise doit mettre en place pour être en mesure de démontrer qu’elle met en œuvre des contrôles documentés de ses processus.

  • Le destinataire doit avoir accepté cette méthode de facturation

Dans le cas de facturation dans B à B, la société émettrice d’une facture dématérialisée doit être en mesure de démontrer que son partenaire a accepté la méthode de facturation et officialisé ce contrat. Il ne suffit donc pas d’informer le client. Remarque : À partir de 2020, les entreprises devront accepter les factures numériques. Cet accord formel ne sera plus nécessaire. Comme vous le comprendrez, la dématérialisation fiscale des factures est l’objectif ultime que chaque entreprise doit atteindre.

7 bonnes raisons de dématérialiser vos factures

Raison 1. Parce que ça pourrait devenir obligatoire !

Oui, oui ! le premier argument en faveur de la dématérialisation des factures est son caractère contraignant. En 2017 et 2018, l’État a imposé le projet de loi dématérialisé aux grandes et moyennes entreprises qui le fournissent. En 2019, ce seront les PME qui seront impliquées, donc en 2020, les PME. En outre, l’Italie a annoncé cet été qu’elle prévoyait d’imposer la facturation électronique dans tous les rapports BtoB ; et la France pourrait décider de suivre cet exemple… Ne soyez pas bref, anticipez cette obligation de contrôler ce changement le mieux possible. Tu es prévenu !

Modèle 2. Parce que tu vas faire de l’argent !

Votre entreprise publie des factures tous les jours, mais à quel prix ? Savez-vous qu’en moyenne une facture papier coûte plus de 12 euros à l’entreprise ? De la saisie au paiement en passant par la validation, et se terminant par l’archivage et malheureusement le traitement fréquent des litiges, la facture papier prend du temps, du matériel (imprimé plusieurs fois) et des ressources humaines. Une facture dématérialisée coûte en moyenne 3 euros (Source Arthur D Little). Quelques euros de différence qui, cependant, peuvent représenter un gain financier très significatif. D’un point de vue Macroéconomique : les factures dématérialisées pourraient permettre aux entreprises européennes d’économiser 64,5 milliards d’euros par an (données de la Commission européenne).

Motif 3. Augmenter la vitesse et améliorer la productivité

Au moment de l’émission d’une facture, la course contre la montre a commencé : c’est à l’entreprise de l’entrer et de la valider rapidement et d’être payée dès que possible. Une étude menée par IDC précise que 30 % du temps de travail des services comptables est consacré à la saisie manuelle des factures fournisseur. Cependant, en dématérialisant les factures, le temps de traitement des factures pourrait être réduit de… 30 %. Gagnez du temps au service de la productivité de votre entreprise !

Motif 4. Éviter les retards de paiement

Le retard de paiement des factures est un fléau. En 2016, les flux de trésorerie des PME auraient bénéficié de 16 milliards d’euros supplémentaires sinon les retards dans les paiements ont été vérifiés. Alors que les retards moyens pour les PME ont diminué, passant de 14,4 jours en 2017 à 11,5 jours en 2018, les retards longs (plus de 30 jours) augmentent. Il est temps d’agir efficacement ! La dématérialisation des factures aide à simplifier la soumission de documents et à rationaliser les échanges clients, réduisant ainsi les retards de paiement de 12 %. En outre, les PME sont conscientes de ce problème parce que 61 % estiment que la dématérialisation des factures est un moyen efficace de lutter contre les retards de paiement.

En termes de délai de paiement, la loi régit strictement les entreprises. Pour connaître précisément les délais applicables dans votre secteur d’activité et les éventuelles pénalités en cas de retard de paiement, nous vous conseillons de consulter cet article que nous trouvons très bien documenté.

Raison 5. Améliorer la relation avec le

Dématérialiser les factures auprès des clients signifie un une plus grande transparence dans les relations avec les clients. Les partenaires savent quand une facture a été envoyée, reçue et ouverte. Vous pouvez également savoir précisément qui a consulté ou non la facture : ce qui est bon en termes de traçabilité. En outre, les factures électroniques contiennent souvent moins d’erreurs, ce qui évite les déplacements aller-retour pour des modifications, des doublons et des erratums… en un mot les échanges fastidieux et parfois tendus entre client et fournisseur. Les différends sont également plus faciles à régler.

Modèle 6. Faciliter l’accessibilité et l’archivage

Le grand avantage de la dématérialisation des factures réside également dans l’archivage. En fait, les factures dématérialisées sont plus facilement archivées et consultables que leurs homologues papier, qui nécessitent des compteurs linéaires et des conditions de stockage optimisées. Plus efficace en termes de conservation, de factures électroniques (lorsqu’elles sont correctement indexées et stockés à l’aide d’ un système intelligent tel qu’une solution GED ) peuvent être suivis et produits rapidement si un client est vérifié ou demandé. Certains coffres-forts numériques permettent également un accès mobile : les factures sont déposées dans un espace sécurisé mais accessibles à tout moment !

Raison 7. Protection de l’environnement

Cela semble évident, mais une facture électronique ne consomme pas d’électricité. La dématérialisation de ses factures permettrait à une entreprise d’économiser entre 8 et 39 % de la carte. Un beau geste pour la planète !

Constatation

La facture électronique s’applique à toutes les entreprises ! À différents niveaux et conformément à la législation régissant ces documents, toutes les entreprises peuvent faire un pas vers la dématérialisation des factures. Cependant, seule la dématérialisation fiscale des projets de loi empêche la modification d’une facture papier, à condition qu’elles respectent les conditions définies par la loi.

Pour la clé ? Économies financières, gains de productivité, meilleure relation client et facilité de stockage.

Convaincu par le projet de loi dématérialisé ? Nous pouvons vous aider ! Notre solution Zeendoc est un outil flexible et fiable, parfaitement adaptable à vos besoins et problèmes.😉

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