Les achats représentent l’un des postes de dépenses stratégiques pour une entreprise. Ils nécessitent notamment de gros moyens financiers et un temps considérable. Pour mieux comprendre le caractère essentiel de cette fonction, voici quelques raisons fondamentales dans cet article.
Plan de l'article
Structurer les besoins d’achat de l’entreprise
Le directeur des achats est appelé à structurer les besoins d’achats d’une entreprise. Cette tâche consiste à optimiser les achats et les dépenses. Pour l’accomplir, il doit identifier les besoins d’achats en impliquant les différents départements de l’entreprise. Ces derniers sont à même de fournir des informations sur les produits et services nécessaires à l’exécution de leurs tâches respectives. Cette méthode aidera le directeur des achats à établir une liste des besoins d’achat.
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Ensuite, il doit analyser la liste des besoins d’achat pour éliminer les produits ou services qui ne sont pas nécessaires ou qui peuvent être remplacés par des alternatives moins coûteuses. Cette étape permet de réduire les dépenses de l’entreprise tout en assurant la satisfaction des besoins essentiels.
Enfin, le directeur des achats définit les quantités requises et les délais de livraison pour chaque produit ou service. Cette étape l’aide à planifier les achats de manière efficace et à s’assurer que les produits ou services sont disponibles lorsque l’entreprise en a besoin.
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Rechercher de nouveaux fournisseurs
La recherche de nouveaux fournisseurs est l’une des principales responsabilités du directeur des achats. Cela implique de rechercher des fournisseurs potentiels qui peuvent fournir des produits ou services de qualité à un coût raisonnable pour l’entreprise. Pour trouver de nouveaux fournisseurs, le directeur des achats peut utiliser plusieurs méthodes, telles que les recommandations de clients ou de collègues, les bases de données de fournisseurs, les salons professionnels ou les appels d’offres.
Une fois que le directeur des achats a identifié des fournisseurs potentiels, il doit évaluer leur performance passée, leurs capacités de production, leurs certifications et leur réputation sur le marché. Les fournisseurs sont souvent soumis à un processus de sélection rigoureux, comprenant des évaluations de leurs compétences et de leur adéquation aux processus d’achats de l’entreprise.
Le directeur des achats doit également négocier les contrats avec les fournisseurs sélectionnés, en veillant à obtenir les meilleurs prix et les meilleures conditions possibles pour l’entreprise. Pour ce faire, il doit s’assurer que les processus achats sont en conformité avec les pratiques de l’entreprise.
Gérer les risques
Le directeur des achats a aussi la responsabilité de gérer les risques liés à la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. À cet effet, il doit prévenir les risques et mettre en place des mesures pour les prévenir ou les atténuer. Les entreprises sont exposées à différents risques dans la chaîne d’approvisionnement qui peuvent être liés à la :
- qualité ;
- livraison ;
- sécurité ;
- réglementation ;
- réputation.
Pour gérer ces différents risques, le directeur des achats peut avant tout réaliser une analyse des risques afin de déterminer leur impact sur l’entreprise. Il peut mettre des mesures préventives ou correctives pour minimiser les risques. Ensuite, il peut sélectionner des fournisseurs fiables qui ont une solide réputation en matière de qualité, de respect des délais de livraison et de conformité réglementaire.
Pour se faciliter la gestion des risques, il peut également encourager les fournisseurs à mettre en place des systèmes de gestion de la qualité et des risques. Enfin, le directeur des achats doit prévenir en permanence les risques dans la chaîne d’approvisionnement et être prêt à agir en cas de besoin.